Datenschutzerklärung

Stand: 29. Oktober 2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

SHINY Apartments GmbH
Erich-Elsner-Straße 7
92670 Windischeschenbach

Vertreten durch: Christian Weiß
E-Mail: support@smartjulia.ai
Telefon: 09681 918 44 60

2. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzer nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist oder eine Einwilligung vorliegt. Rechtsgrundlagen sind insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), lit. b DSGVO (Vertrag bzw. vorvertragliche Maßnahmen), lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung) und lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse).

3. Hosting

Die Website wird bei der Vercel Inc. (340 S Lemon Ave #4133, Walnut, CA 91789, USA) gehostet. Beim Aufruf der Website verarbeitet Vercel technisch erforderliche Verbindungsdaten (z. B. IP-Adresse, angeforderte Inhalte). Anwendungs- und Kundendaten unseres Dienstes werden in einem Rechenzentrum in Frankfurt am Main (Amazon Web Services, Region eu-central-1) verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO an einer sicheren und effizienten Bereitstellung. Mit den Anbietern bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung; für Übermittlungen in die USA werden die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission bzw. eine Zertifizierung nach dem EU-US Data Privacy Framework herangezogen.

4. Server-Logfiles

Bei jedem Zugriff auf die Website werden automatisch Informationen in sogenannten Server-Logfiles erfasst, die Ihr Browser übermittelt (z. B. Browsertyp und -version, verwendetes Betriebssystem, Referrer-URL, Uhrzeit der Anfrage und – gekürzt bzw. für Sicherheitszwecke – die IP-Adresse). Diese Daten dienen der technischen Bereitstellung, Stabilität und Sicherheit der Website. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

5. SSL-/TLS-Verschlüsselung

Diese Seite nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte eine SSL-/TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie an „https://“ in der Adresszeile Ihres Browsers.

6. Einwilligungsmanagement (Cookie-Consent) mit CCM19

Zur Verwaltung Ihrer Einwilligungen in den Einsatz von Cookies und vergleichbaren Technologien setzen wir das Consent-Management-Tool CCM19 (Papoo Software & Media GmbH, Auf der Krautweide 32, 65812 Bad Soden am Taunus) ein. CCM19 speichert Ihre Einwilligungs- bzw. Ablehnungsentscheidung, damit diese bei künftigen Seitenaufrufen berücksichtigt werden kann. Die hierfür erforderlichen Daten (Consent-Einstellungen, Zeitpunkt) werden lokal in Ihrem Browser bzw. beim Anbieter gespeichert. Rechtsgrundlage für den Einsatz des Einwilligungsmanagements ist Art. 6 Abs. 1 lit. c und lit. f DSGVO; wir sind rechtlich verpflichtet, Einwilligungen einzuholen und zu dokumentieren. Ihre Einstellungen können Sie jederzeit über den Cookie-Hinweis aufrufen und anpassen.

7. Google Tag Manager

Wir verwenden den Google Tag Manager der Google Ireland Limited (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland). Der Tag Manager ist ein Werkzeug, mit dem eingebundene Dienste (Tags) organisiert ausgespielt werden. Der Tag Manager wird beim Aufruf unserer Website geladen, bevor Sie im Consent-Tool eine Auswahl getroffen haben. Dabei übermittelt Ihr Browser technische Verbindungsdaten an Google, insbesondere Ihre IP-Adresse sowie Browser- und Geräteinformationen (z. B. Browsertyp und -version, Betriebssystem, aufgerufene Seite, Zeitpunkt des Abrufs); das ist für die Auslieferung des Tag Managers technisch erforderlich. Der Tag Manager selbst setzt keine Cookies und wertet diese Daten nicht zu Analyse- oder Marketingzwecken aus; er sorgt dafür, dass die nachfolgend genannten Dienste erst nach Ihrer Einwilligung im Consent-Tool ausgelöst werden. Rechtsgrundlage für das Laden des Tag Managers ist unser berechtigtes Interesse an einer zentralen, einwilligungsgesteuerten Verwaltung der eingebundenen Dienste (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Dabei kann es zu einer Übermittlung von Daten an Google in den USA kommen, für die eine Zertifizierung nach dem EU-US Data Privacy Framework bzw. Standardvertragsklauseln als Grundlage dienen.

8. Google Analytics 4

Sofern Sie einwilligen, nutzen wir Google Analytics 4, einen Webanalysedienst der Google Ireland Limited. Google Analytics verwendet Cookies bzw. vergleichbare Technologien, die eine Analyse Ihrer Nutzung der Website ermöglichen (z. B. aufgerufene Seiten, Verweildauer, ungefährer Standort, verwendete Geräte). Die IP-Adresse wird gekürzt/anonymisiert verarbeitet. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf Grundlage Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO; diese können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über die Cookie-Einstellungen widerrufen. Dabei kann es zu einer Übermittlung von Daten an Google in den USA kommen, für die Standardvertragsklauseln bzw. eine Zertifizierung nach dem EU-US Data Privacy Framework als Grundlage dienen.

9. Google Ads – Remarketing

Sofern Sie einwilligen, setzen wir Dienste von Google Ads (Google Ireland Limited) ein, um Ihnen interessenbezogene Werbung anzuzeigen (Remarketing). Hierbei werden Cookies bzw. vergleichbare Technologien verwendet. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, die Sie jederzeit über die Cookie-Einstellungen widerrufen können. Auch hier kann eine Übermittlung an Google in den USA erfolgen (Standardvertragsklauseln bzw. EU-US Data Privacy Framework).

10. Meta Pixel (Facebook/Instagram)

Sofern Sie einwilligen, setzen wir den Meta Pixel der Meta Platforms Ireland Limited (Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland; „Meta“) ein. Der Meta Pixel dient dazu, die Wirksamkeit unserer Werbeanzeigen auf Facebook und Instagram zu messen und Zielgruppen für Remarketing zu bilden, damit wir Besucherinnen und Besuchern unserer Website dort passende Werbung anzeigen können. Der Meta Pixel wird über den Google Tag Manager erst geladen, nachdem Sie im Consent-Tool CCM19 in die Einbindung „Meta Pixel“ eingewilligt haben.

Dabei werden insbesondere folgende Ereignisse an Meta übermittelt: Seitenaufrufe, Aufrufe unserer Branchenseiten, Klicks auf Telefonnummern, den Klick auf „Absenden“ im Kontaktformular sowie Beginn, Zahlungsschritt und Abschluss einer Bestellung bzw. eines Testzugangs einschließlich des gewählten Pakets, des Betrags und der Bestellnummer. Zusammen mit diesen Ereignissen verarbeitet Meta technische Informationen wie Ihre IP-Adresse, Browser- und Geräteinformationen, die aufgerufene Seite und den Zeitpunkt. Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern oder sonstige Formularinhalte übermitteln wir nicht an Meta; ein erweiterter Datenabgleich findet nicht statt. Sind Sie bei Facebook oder Instagram angemeldet, kann Meta die Informationen Ihrem Konto zuordnen.

Der Meta Pixel setzt das Cookie „_fbp“ und – wenn Sie über eine Anzeige auf unsere Website gelangen – das Cookie „_fbc“; beide werden bis zu 90 Tage gespeichert. Rechtsgrundlage für das Speichern und Auslesen von Informationen auf Ihrem Endgerät ist § 25 Abs. 1 TDDDG, für die weitere Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über die Cookie-Einstellungen widerrufen.

Für die Erhebung der Daten auf unserer Website und deren Übermittlung an Meta sind wir gemeinsam mit Meta verantwortlich (Art. 26 DSGVO). Die Einzelheiten regelt die Vereinbarung über die gemeinsame Verantwortlichkeit (Meta Controller Addendum, https://www.facebook.com/legal/controller_addendum); danach ist Meta insbesondere für die Erfüllung Ihrer Betroffenenrechte hinsichtlich der bei Meta verarbeiteten Daten zuständig. Für die anschließende Verarbeitung der übermittelten Daten ist Meta allein verantwortlich. Dabei kann es zu einer Übermittlung von Daten an die Meta Platforms, Inc. in den USA kommen, für die eine Zertifizierung nach dem EU-US Data Privacy Framework bzw. Standardvertragsklauseln als Grundlage dienen. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzrichtlinie von Meta: https://www.facebook.com/privacy/policy/.

11. Schriftarten

Diese Website nutzt zur einheitlichen Darstellung die Schriftart „Inter“. Die Schrift wird lokal von unserem Server ausgeliefert (self-hosted); es findet dabei kein Verbindungsaufbau zu Servern Dritter (z. B. Google Fonts) und keine Übermittlung Ihrer IP-Adresse an Dritte statt.

12. Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns über das Kontaktformular oder per E-Mail kontaktieren, werden die von Ihnen gemachten Angaben (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Inhalt der Nachricht) zur Bearbeitung Ihrer Anfrage verarbeitet. Das Kontaktformular unserer Website öffnet zum Versand Ihr eigenes E-Mail-Programm; eine Übermittlung an uns erfolgt erst, wenn Sie die Nachricht selbst absenden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage der Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags dient, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO an der Beantwortung Ihrer Anfrage. Wir speichern die Daten, bis der Zweck entfällt und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

13. Buchung und Zahlungsdienstleister

Für die Buchung eines Pakets verarbeiten wir die im Checkout angegebenen Bestell- und Rechnungsdaten (z. B. Unternehmens- und Kontaktdaten, Anschrift, USt-IdNr.). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten).

Die Zahlungsabwicklung erfolgt über die von Ihnen gewählten Zahlungsdienstleister:

Die für die Zahlung erforderlichen Daten (z. B. Name, Zahlungsdaten) werden unmittelbar an den jeweiligen Dienstleister übermittelt und von diesem in eigener Verantwortung verarbeitet. Zahlungsdaten wie vollständige Kartennummern werden von uns nicht gespeichert. Zur wiederkehrenden Abrechnung wird die gewählte Zahlungsmethode sicher beim Zahlungsdienstleister hinterlegt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

14. Kostenloser Testzugang

Wenn Sie einen Testzugang einrichten, hinterlegen Sie ein Zahlungsmittel bei unserem Zahlungsdienstleister Stripe bzw. PayPal. Der Zahlungsdienstleister prüft das Zahlungsmittel auf Gültigkeit; eine Belastung erfolgt nicht. Wir speichern lediglich eine Referenz auf das Zahlungsmittel, bei Karten den Kartentyp und die letzten vier Ziffern, bei PayPal die mit dem Konto verknüpfte E-Mail-Adresse und den Kontonamen, um eine spätere, von Ihnen selbst ausgelöste Aktivierung zu ermöglichen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen). Gespräche im Testzugang und während der Erprobung einer neu eingerichteten Assistentin werden aufgezeichnet und transkribiert, damit die Assistentin geprüft und verbessert werden kann (zur Verarbeitung von Gesprächsdaten siehe Abschnitt 16). Sobald eine Assistentin im Regelbetrieb Anrufe entgegennimmt, ist die Aufzeichnung abgeschaltet: Gespräche werden dann ausschließlich transkribiert, die Audiodaten werden nicht gespeichert. Erfolgt keine Aktivierung, löschen wir die Daten des Testzugangs spätestens 90 Tage nach dessen Ablauf.

15. E-Mail-Versand

Für den Versand transaktionaler E-Mails (z. B. Bestell- und Rechnungsbenachrichtigungen) setzen wir Dienste zum E-Mail-Versand ein, u. a. SendGrid (Twilio Inc.) sowie Amazon Simple Email Service (Amazon Web Services). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO. Mit den Anbietern bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung; für Drittlandübermittlungen werden Standardvertragsklauseln bzw. eine Zertifizierung nach dem EU-US Data Privacy Framework herangezogen.

16. Telefonische Demo („Julia anrufen“)

Auf unserer Website bieten wir die Möglichkeit, unseren KI-Telefonassistenten „Julia“ über eine Demo-Rufnummer anzurufen. Wenn Sie diese Nummer anrufen, werden im Rahmen des Gesprächs die Telefonnummer, der Gesprächsinhalt sowie eine Verarbeitung des Gesagten (z. B. Spracherkennung und Transkription) verarbeitet, um das Gespräch zu führen und die Funktion zu demonstrieren. Zur Bereitstellung dieser Funktion nutzen wir die Telefonie- und KI-Sprachplattform Voicery (MAWI Software Solutions, Schellingstraße 109a, 80798 München). Die Sprachverarbeitung erfolgt dabei über Unterauftragsverarbeiter. Das KI-Sprachmodell läuft über Microsoft Azure OpenAI in Schweden, die Sprachausgabe (Sprachsynthese) über ElevenLabs mit EU-Endpunkt in Belgien. Für die Spracherkennung (Transkription) setzen wir Soniox, Inc., 1045 Helm Lane, Foster City, CA 94404, USA, ein; die Verarbeitung findet in den USA statt. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage der Standardvertragsklauseln der EU-Kommission. Die Transkription läuft in Echtzeit im Arbeitsspeicher; die Audiodaten werden bei Soniox weder gespeichert noch zum Training von KI-Modellen genutzt. Für die Spracherkennung findet kein stiller Wechsel auf einen anderen Anbieter oder eine andere Region statt; ist der Dienst nicht verfügbar, schlägt die Transkription fehl. Den Wortlaut der Standardvertragsklauseln finden Sie im Amtsblatt der EU (Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914, https://eur-lex.europa.eu/eli/dec_impl/2021/914/oj); weitere Informationen zu den Garantien erhalten Sie auf Anfrage unter den in Abschnitt 1 genannten Kontaktdaten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO an der Präsentation unseres Dienstes; mit dem Anruf der freiwillig genutzten Demo-Nummer geben Sie zu erkennen, dass Sie die Funktion testen möchten. Die Gesprächsdaten werden nur zu Demonstrations- und Verbesserungszwecken sowie für den erforderlichen Betrieb verarbeitet und nicht länger als nötig gespeichert.

Darüber hinaus bieten wir die Möglichkeit, mit „Julia“ direkt im Browser zu sprechen (Web-Call). Das Gespräch startet erst, nachdem Sie es aktiv per Klick begonnen und den Zugriff auf Ihr Mikrofon erlaubt haben. Dabei wird das Mikrofon-Audio Ihres Browsers zur Gesprächsführung verarbeitet; dies erfolgt wie bei der telefonischen Demo über die oben genannte Plattform Voicery als Auftragsverarbeiter. Für die Spracherkennung (Transkription) setzen wir Soniox (USA) ein, für die Sprachsynthese ElevenLabs mit EU-Endpunkt in Belgien; die Audiodaten werden in beiden Fällen ohne Speicherung verarbeitet. Die KI-Sprachmodelle laufen über Microsoft Azure/OpenAI in Schweden. Für die Übermittlung in die USA sowie für Rechtsgrundlage und Speicherung gilt das zur telefonischen Demo Gesagte entsprechend.

Bei den KI-Telefonassistenten, die wir im Auftrag unserer Kunden betreiben, und bei Assistenten im Testzugang (Abschnitt 14) wird für die Spracherkennung teilweise Gladia SAS, Paris, Frankreich, eingesetzt; die Verarbeitung findet dann in Frankreich statt. Bei einzelnen Assistenten, deren Auftraggeber dem ausdrücklich zugestimmt hat, wird stattdessen Soniox (USA) eingesetzt; für die Übermittlung gilt das oben Gesagte entsprechend.

Bei Julia sprechen Sie mit einem KI-System (KI-Assistentin); hierauf werden Sie zu Gesprächsbeginn ausdrücklich hingewiesen. Dasselbe gilt für die KI-Telefonassistenten, die wir im Auftrag unserer Kunden betreiben: Auch dort wird das Gespräch durch ein KI-System verarbeitet, und Anruferinnen und Anrufer werden zu Gesprächsbeginn über die Interaktion mit einer KI informiert.

17. Kundenportal und Nutzerkonten

Für unsere Kunden betreiben wir ein Kundenportal unter app.smartjulia.ai. Darin sehen Kunden unter anderem die von Julia angenommenen Anrufe und können Rückrufe als erledigt markieren. Neben dem Hauptzugang des Kunden können auf dessen Wunsch Zugänge für seine Mitarbeitenden eingerichtet werden, die nur die Rückrufliste sehen.

Für die Nutzerkonten verarbeiten wir:

Die Angaben zu Mitarbeiterzugängen erhalten wir von unserem Kunden, der den Zugang veranlasst. Wir nutzen die E-Mail-Adresse, um die Einladung und Links zum Zurücksetzen des Passworts zu versenden.

Zweck ist der sichere Betrieb des Portals: Zugangskontrolle, Schutz vor Missbrauch und die Nachvollziehbarkeit, wer welchen Rückruf bearbeitet hat. Rechtsgrundlage ist gegenüber unseren Kunden Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Gegenüber Mitarbeitenden unserer Kunden ist es Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, unser und das berechtigte Interesse unseres Kunden an einer sicheren, personenbezogenen Zugangsverwaltung.

Damit Sie angemeldet bleiben, speichert Ihr Browser Anmeldekennungen im lokalen Speicher. Das ist für die Nutzung des Portals technisch erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Eine Anmeldung bleibt höchstens 30 Tage ohne erneute Nutzung bestehen.

Ein Mitarbeiterzugang wird gelöscht, sobald unser Kunde ihn entfernen lässt, spätestens mit Ende des Vertrags. Der Vermerk, wer einen Rückruf erledigt hat, wird zusammen mit den übrigen Anrufdaten nach 90 Tagen anonymisiert. Die Daten des Hauptzugangs speichern wir für die Dauer des Vertrags und darüber hinaus, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

18. Ihre Rechte

Ihnen stehen hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten die folgenden Rechte zu:

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Nachricht an support@smartjulia.ai.

19. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Ihnen steht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu. Für uns zuständig ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach. Sie können sich auch an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsorts wenden.

20. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und hat den Stand 29. Oktober 2026. Durch die Weiterentwicklung unserer Website und Angebote oder aufgrund geänderter gesetzlicher bzw. behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung anzupassen.